5 conseils pour trier ses papiers (et durée de conservation).

Le classement des papiers peut être un vrai calvaire si on ne s’y prend pas bien ou que l’on n’a pas l’habitude. Alors certes la régularité à laquelle vous les rangez peut aider, mais moi qui ai tendance à toujours tout remettre au lendemain, je peux vous assurer que ce n’est pas la seule façon de s’en sortir au milieu de cet énorme tas de paperasses. Je dois avouer que je suis assez fière du classement de mes papiers, mais je n’ai pas vraiment de mérite. Je tiens mon côté amour-du-classement-et-des-listes de ma mère, je n’ai fait que suivre le mouvement en somme (et évidemment que oui, je suis la plus grande fan d’Amy Santiago). Certains trouveront le contenu de cet article évident et donc inutile, mais pour tous ceux qui ont envie de pleurer quand ils cherchent un justificatif de domicile, voici 5 conseils pour vous aider :

organisation
Moi quand on me demande si j’ai penser à l’organisation d’un truc.

Dédier un placard ou une étagère à vos papiers. 

Ça n’a l’air de rien comme ça, mais ça a énormément d’importance. Si vos papiers sont éparpillés un peu dans le placard de l’entrée, un peu dans le salon, un peu dans le buffet de la cuisine… Eh bien vous n’allez pas vous y retrouver, tant pour sortir un document dont vous avez besoin que pour ranger les autres. Parce que, du coup, pour les sortir vous allez devoir faire toutes les planques de la maison en espérant que la première soit la bonne, et pour les ranger soit vous allez trouver une nouvelle planque, soit vous allez essayer de rassembler les nouvelles factures d’eau avec les anciennes que vous avez mises dans le buffet. Ah bah non en fait, elles doivent être dans le salon. Bah mince, elle serait dans le placard de l’entrée alors .

Je vous conseille donc de tout mettre ensemble. Ça peut être dans votre coin bureau si vous en avez un, ou bien dans un placard spécifique de la cuisine (ou de toute autre pièce d’ailleurs). L’important est qu’ils soient tous réunis au même endroit. Chez moi, par exemple, ils sont sur le palier. Nous avons recyclé l’un de nos anciens meubles de cuisine pour le dédier à nos papiers, parce que vous allez voir que ça peut vite prendre de la place, surtout en fonction du nombre de personnes à la maison. En revanche, éviter de les entreposer dans les garages, greniers et autres bâtiments, puisque les documents papiers peuvent très vite se dégrader au contact de l’humidité, veiller donc à les entreposer dans un endroit sec.

Oui, l’humidité foire les papiers comme elle le fait avec nos cheveux.
A quand une convergence des luttes ?

Une catégorie = un rangement.  

Maintenant que vous avez déterminé à quel endroit vous allez ranger vos papiers, il va falloir penser à une organisation interne à cet endroit. Est-ce que vous allez faire des classeurs ? Des boîtes ? Des pochettes ? Personnellement, je vous conseille les boîtes à archives en carton dans laquelle vous regroupez des pochettes si vous avez un simple placard ou étagère, mais c’est vous qui voyez en fonction de votre endroit de stockage, de la place que vous avez et surtout de la façon qui semble vous convenir le mieux !

Par exemple, j’ai une boîte à archives « Factures » dans laquelle on retrouve une pochette pour les factures d’eau, une pour les factures d’électricité, une pour les factures téléphones/internet, et une pour les factures diverses (gros électroménager ou matériaux pour travaux par exemple, qui sont à garder pour les garanties. D’ailleurs, pensez à photocopier vos tickets de caisse si vous le pouvez, car l’encre s’efface avec le temps). Ainsi, vous pouvez écrire le nom de chaque pochette sur la boîte pour vous y retrouver plus facilement lorsque vous cherchez quelque chose. Ça vous évite de devoir sortir chaque pochette pour lire à quoi ça correspond puisque, bien sûr, c’est toujours la dernière qui est la bonne. Là encore, merci Maman.

Merci Maman
Moi qui aujourd’hui remercie ma mère pour son organisation alors que quand j’étais jeune je trouvais qu’elle en faisait un peu trop.

Choisir un ordre de tri. 

Alors, maintenant que vous avez regroupé tous vos papiers dans un seul et même endroit (rappel : l’endroit « maison » n’est pas valable car trop vague) et que vous avez choisi vos outils de classement, une autre question se pose : comment on les range ? Pour s’y retrouver facilement et ne pas perdre de temps lorsque vous cherchez un document précis, je vous conseille de les ranger par ordre chronologique. Parce que l’ordre alphabétique pour les factures d’eau, ce n’est vraiment pas pratique. Donc on fait des petits tas de factures de gaz, de relevés de compte, de bulletins de salaire (liste non exhaustive) et on commence à les trier par date ! C’est très fastidieux, je vous l’accorde (j’ai dû le faire avec des années de papiers de mon cher et tendre, ça m’a pris toute une journée, alors croyez-moi je sais ce que vous traversez et je suis de tout cœur avec vous), mais une fois que c’est fait, c’est tellement plus facile ! Si vous rangez dans des pochettes en carton, je vous conseille de mettre le plus ancien document au fond et de rajouter le plus récent chaque fois sur le dessus, toujours pour gagner du temps et pour que les documents dont vous avez le plus besoin soient à portée de main.

Opter pour le numérique 

L’une des façons d’éviter de trier tous ses documents à la main, mais également de protéger la planète en utilisant moins de papier, c’est d’opter pour les versions numériques de vos documents. C’est facilement possible aujourd’hui et beaucoup d’organismes le proposent. Il suffit de se créer un compte et de préciser dans les conditions que vous souhaiter recevoir vos documents sous format numérique. Méfiance tout de même car la plupart des sites ne conservent pas ad vitam aeternam vos documents en ligne. Il vous faut donc les sauvegarder soit en les imprimant (ce qui ne serait pas très logique, mais c’est vous qui voyez), soit en les téléchargeant depuis le site directement sur votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. Et surtout, NE PAS OUBLIER SON P*TAIN DE MOT DE PASSE.

Classer les documents numériques. 

C’est bien beau d’avoir tout téléchargé, mais si vous laissez ça en bordel dans le dossier téléchargements de votre ordinateur, vous n’allez pas mieux vous y retrouver pour autant. Je vous conseille donc de renommer chaque document quand leur nom est un enchaînement de lettres et de chiffres incohérent, ou simplement s’il ne vous convient pas. Ensuite, vous pouvez vous les envoyer par mail au cas où votre ordinateur plante, mais là encore niveau tri ce n’est pas top. Le mieux est de vous créer un espace cloud ou bien de les transférer sur un disque dur ou une clé USB. Comme tout document numérique important, il est conseillé d’avoir au moins deux sauvegardes, au cas où.

Une fois que vous avez choisi votre moyen de sauvegarde, on reprend les mêmes principes énoncés ci-dessus, à savoir classer par catégories (factures, impôts, etc….), l’idée étant là encore de s’y retrouver plus facilement.

Durée de conservation 

Ma grand-mère m’a fait beaucoup rire cette semaine. Elle a fait du tri dans ses papiers, mais « il m’en reste encore à faire, j’ai des factures qui datent de 1993, je pense que je peux les jeter maintenant ». En effet Mémé, étant donné que ça date de l’année de ma naissance, on peut supposer que tu peux les virer.

Si vous ne voulez pas avoir à louer un studio juste pour entreposer vos documents, il est nécessaire de se débarrasser de ceux qui sont devenus obsolètes. Les durées de conservation varient en fonction des documents, voici donc un petit pense-bête pour vous aider dans votre tri :

  • Facture téléphone fixe / portable / internet : 1 an.
  • Avis de taxe foncière et taxe d’habitation : 1 an, 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement.
  • Assurance : 2 ans généralement (souvent à partir de la fin du contrat).
  • Contrat de prêt (immobilier, conso…) : 2 ans à partir de la dernière échéance.
  • Amende : 3 ans.
  • Justificatif de versement d’allocation chômage : 3 ans.
  • Contrat de location / Etat des Lieux / Quittances de loyer : 3 ans après avoir quitté le logement.
  • Déclaration de revenus / avis d’imposition sur le revenu : 3 ans à partir de l’année qui suit l’année d’imposition.
  • Relevé de compte, talon de chéquier : 5 ans.
  • Avis de versement d’allocations familiales : 5 ans.
  • Factures d’eau / d’électricité / de gaz : 5 ans.
  • Factures liées aux travaux : 10 ans pour le gros-oeuvre, 2 ans pour les petits travaux.
  • Factures auto (achat/réparation) : aussi longtemps que vous possédez le véhicule.
  • Bulletin de salaire / contrat de travail / certificat de travail : jusqu’à liquidation des droits à la retraite.
  • Bulletin de paiement de la pension de retraite : à conserver à vie (utile si besoin de calcul de pension de réversion).
  • Attestation de versement d’indemnités journalières : jusqu’à liquidation des droits à la retraite.
  • Jugement de divorce / d’adoption / contrat de mariage : à vie.
  • Diplôme : à vie.

Je n’ai pris là que les exemples des papiers les plus courants, mais si vous voulez plus de précisions, je vous conseille de vous rendre sur le site Service Public où vous trouverez plus d’informations. Maintenant, à vos boîtes et pochettes : à vous de jouer ! J’espère que cet article vous aura été utile, si vous avez d’autres astuces de rangement, n’hésitez pas à les partager ! 🙂

Votre commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google

Vous commentez à l’aide de votre compte Google. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur la façon dont les données de vos commentaires sont traitées.